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ありがとうございます!ギャランと申します。
長州生まれ近江育ちの36歳。
ブログとラップで意思表示。
2回結婚をして3児のパパ。
博奕に失敗して多重債務者→個人再生後返済中。
本業はWeb Shopを6店舗運営。
最近アリババに着手。
好きな言葉は【エコヒイキ】
座右の銘は【カワイイは正義】
30代の野郎が比較するのにちょうどいい男。

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日常所感・備忘録 ライフワーク

仕事の予定を詰め込みすぎて整理がつかない。

2020-07-10

名ばかり管理職の宿命

マルチタスクを気取ってあれやこれやと引き受けながら仕事を進めている名ばかり管理職。

そうワタシの事だ。
やりながら平行して進める方法を通常は取るのだが、定期的にパンクする流れになる。
抱え込みすぎ。『これはまずいな。』毎度直観的に感じる妙な不安。焦り。

こういう時は落ち着いて一旦置く。
まずは最低限しなければならない事を書き出す。
未着手な状態の手元の書類、発注書や返信、請求書など各伝票。
通常はこれらをエクセルなどの管理表と併せて整理をしていくのだけど。
とにかく今は同時に作業をしないようにする。
『これはすぐに終わるぜ。片付くな』って思えるものも一旦おく。

部屋の掃除なんかもそうだけど、足の踏み場も無くした状態に陥った時。
僕がする行動は大体これ。
一旦一か所に固める事。
捨てるもの残すもの。
対応しなければならないものなど色々散らかっているが、とにかく一か所に一度固める。
固めると、いや集めるだな。
集めると場所が空くので、空いたスペースをまず掃除機で綺麗にする。
そしてようやく一か所に集めたヤマに向き合うわけである。

全容把握が整理の第一歩

一か所に集めたヤマを整理していけば、終わりがボンヤリでも見えるでしょ。
これが肝心だと僕は思っている。
これを怠ると起こるべくして起きちゃうよ・・・終わりを迎え安堵しモヤが晴れてきた途端に『まだあるやん!・・・。』みたいなの。
これはほんとダメ。

色んな仕事をしている人が居ると思うけどさ、出来たと思った時に追加されるとちょっとキツイでしょ
手順が少ないのならまだいいかもしれないけれどさ・・・とかいう問題じゃねぇ。

必ず1から10の手順を踏まないといけない仕事にとってこういうのはホント敵。悪でしかないと思う。
通常時はうっかりしてたな。などと飲み込めるけど。綺麗に整理をする。って決めている時は宜しくない。

仮説で紐解く仕事整理術

例えばそうだな。お客様へ荷物を送る送り状を印刷する事でシュミレーションしてみよう。
紙ベースの伝票を基にデータを引っ張り、整えて送り状を発行する作業。手順はこうだ。

1.紙ベースの書類をまとめる
2.紙ベースと照らしながら、データをマスターから抜きとる。
3.抜き取ったデータを印刷用のファイルに並べる。
4.抜粋された印刷用のファイルを整える。
5.送り状の印刷システムを立ち上げ、印刷用のファイルを突っ込む。
6.突っ込んだデータの最終確認をシステム上で行なう。
7.送り状を発行し、紙ベースの書類と照らして出荷作業をする。

大げさに書いたので実際はもっと簡素化しているだろうけれど、大まかな流れ手順はこうだ。
この作業を終えて『よし完成したぞ!』
なんて喜んで次の仕事に向かう時に、『これも追加で!』『あっ!この分忘れてたわ。』なんて、もう最悪でしょ。
さっきの手順を最初から行なわなければならなくなるのは当然だろ。どう考えても。

超時間の無駄。
最初の紙ベースの書類をまとめる。
って事さえしっかりと行なっていれば、このように二度手間を踏むことはなかったわけである。

初動が肝心というのが本当に大切な事で、最初の一歩を闇雲に踏む出したらダメって事だよ。
他のケースや、夢に踏み出す一歩とかは別の話。
そういうのは思い切りも大事だしや勇み足だって必要だよ。
今回は、こと整理に特化した話ですのでね。

なので、今に関して言えば、ながら運転で平行して仕事を進めるべきではないのである。

というわけでとにかく目の前の仕事にまずは向き合ってみよう。
一か所に固めてみようじゃないか。
物理的に不可能な場合は、ノートにペン持って書いてみよう。
その後に丸で囲ったり、矢印で線を引いていくんだ。
書き方を誤ったなら、さっさと見切って次のページで最初から書こう。

初動が肝心なんだ。一通り全容が見えたなら。順番に片付けていく。

場当たり的な仕事を改善する。
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初動一つで着地点は変わってくる。

これは、何かの試験の時にだって言えること。
一発勝負の大事な試験の時、1問目から律義にこなしていくのも一つの方法なんで構わないけれど、僕の場合はやっぱりこうだな。

まずは全ページ確認。裏に問題が無いかなども確認。
そう、全容を簡単に把握したあとにようやくペンを走らせていくわけだ。

1問目から頭を抱える問題がある試験だってあるだろ。
そんなときは飛ばすよね。その問題は。
時間が限られているからね試験ってもんは。
だから先に全容に目を通してから臨むわけ。
一つの方法だよ。
『私は1問目からスラスラ解けちゃうで~!』みたいな賢いタイプはそれでいいよ。
最後まで楽勝で解いちゃって下さい。
時間持て余らせちゃって見直しも2回ぐらい終わらせて、ペン回しの理屈でも考え出しちゃうぐらいでしょ。そんなハイレベルのお方は。

僕みたいにガッツだけで生きているようなタイプの人間は、こういうところに頭を使わないといけない。

初動の所作が身に付けば、どんなときだって慌てずに良い動き出しが出来ると思うよ。
いやそもそも一個一個終わらせるんで、君みたいにならないよ!だいたいそんなに仕事を抱えるなよってな声もちらほら聞こえてきそうだけど・・・・そんな事いっちゃう外野君はまだ限界まで追い詰められた事が無いってことだよ。
何処かでセーブしてさ要領かましてるだけなんだって。
ぬるま湯で満足しているんじゃないかな。そういうお方は。

僕たちみたいなタイプの人間が、そういう外野君のお仕事を水面下で行ない華だけを持たせてやってるんだよ。
最後までお読み頂いた名ばかり管理職の同志よ。
マズい時は一旦おいて、整理してから臨もうぜ。

初動が肝心!全容把握!一極集中!一点突破!全件完了!

そうやって社会の屋台骨は支えられているのでした。ありがとう影の立役者たちよ。

ごちゃごちゃ言ってないで目の前の仕事をチャッチャとこなしていけよ・・・。
パワープレイ過ぎますかね・・・。
やるしかねぇんだとにかくよ。
今回は、詰まった時の整理術ていうお話しをさせて頂きました。なんでもバランスだよ。

それでも終わらないのはよくある話。仕事は続くからな。身体が一番!ギャランでした。

本記事の執筆者は私、ギャランです。

言わずと知れた芸能人より芸能人。
中学受験・高校留年・就職・起業・出戻・結婚・離婚・再婚・愛娘の死・個人民事再生・不妊治療etc...
経験してから我がを知る。
バカは死ななきゃ直らない。なってみやがれこのバカに。
『パパの子どもで良かったな!』
いつまでもこう言われ続ける親父を目指しています。
オリジナルレイクスタとは僕の事。

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