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日常所感・備忘録 ライフワーク

【仕事術と業務改善】即対応してやった気になっている馬鹿にうんざりしている。

2020-11-13

即実行、即対応が全てではない。

何でもかんでも即対応、即解決をモットーにやっています!

実際に素晴らしいよ。
カスタマーや営業マン、それこそクレームの解決であればそうであるべき。

分かるんだけどさ、仕事には取り組み方というものがあってだね。
人も方法も手順も全て、適材適所だろ。っていう考えを持たないとさ。
時間を無駄に浪費してしまうんじゃねぇかと思っている。

一生懸命に業務にこなしていくのは大切だけど、仕事の割り振りや配分次第で着地する時間が変わる事に気が付かないといけない。

業務過多で苦しんでいる人の仕事を抜き取ってみたら、意外と残念な仕事っぷりをしてしまっていた事に気付いてしまう場合がある。
今もし仕事に追われ、時間に追われて苦しんでいるのであれば、自分の仕事を客観的に考えてみてはいかがだろうか。

実際に僕が従業員の業務改善を行なってきた方法の一つなので参考になるはずです。

この考え方で作業や事務仕事を行なっても改善できない場合は、本当に業務過多か単純に手が遅い
もしくは向いていない仕事なのかもしれない。

  • 業務過多であれば配分ではなく分配をするべき。
  • 手が遅い場合は、仕組化やツールを考えたり、能力を上げる努力をする。
  • 向いていない場合は、上司なり同僚に相談してみるべし。

向いていなくたって悔やむ必要はない。
誰もが得手、不得手。向き、不向きというものがあるのだ。

分かってくれない人間も多いし、自分に後が無い場合もあるけれど、今後、仕事に費やす時間を考えると転職を考えたり、部署移動を願うのも正しい道なのではないだろうか。

時間効率改善前の実例。

企業や営業マンを支えているのは、バックヤードを担う入出荷業務や事務仕事であったりもする。
ここがしっかりしていないと、社内はギスギスとしてしまい全然幸せになれない。

実際に「忙しい!忙しい!暇がない。」なんて言っている人の仕事を覗いてみた時の事を話します。

その人(以下Aさんとする)が取り組んでいるのはこんな業務。

  • 1個終わらせるのに10分かかる仕事。
  • 5個終わらせるのには、少し手間がかかり15分必要だ。
  • しかし20個終わらせるために、あまり時間は増えず20分ほどで済む仕事。

こういう内容の仕事をAさんは行なっていた。

Aさんは、案件が来る度に、10分を使い1個を終わらせていた。
仕事が舞い込んでくる度に、1個づつ真剣に取り組んでいる。

しかし1時間(60分)で6個しか仕上がらない事に気が付いていない。

昼食も抜きにして不定期に舞い込んでくる仕事をずっとこなしている。
中身を知らない人間からしてみれば、Aさんは一生懸命働いているように見えている。

実際にAさん自身も、「自分は頑張っている。」と思い込んで懸命にこなしている。

ある時に、いよいよ業務過多を言い出してきた。

「これ以上の作業は終わらせることが出来ません!」

中身を知らない営業マンは、それを鵜呑みにしてしまっていた。

このままではいけないので、Aさんのプライドを傷つけないように話を聞いてみた。

心情を一通り聞いたあとは、実務内容について聞いてみる。

案の定「終わらない理由」を僕に伝えてくるが、僕が気付いた点を申し伝えてみました。

このまま突き放してしまうと、良くない方向に進むケースが多いために、Aさんに言う。

ギャラン

明日からの実務、一緒にしましょうか。

とりあえず頷くAさん。

営業マンにAさんを一旦預かる旨を伝え、明日を迎えた。

Aさんが行なっていた仕事を紐解いてみると。

取り組んでいるのは、1から10までの手順を踏んで完結する仕事。

  • 1個だけすると完結まで10分かかる。
  • 5個するとなると完結まで15分。
  • しかし5個が20個になったところで20分ほどで完結する。

この事を理解していない。

来るたび来るたびにこなしているので、一時間に6個しか仕上げられない。

僕が言ったのは、「即対応しないで一回置いて別の事をしよう。

こういって僕は他の仕事をAさんに依頼する事に。
不安がるAさんだけど、そんな事はお構いなし。
言えるとしたら「僕が責任を取るから大丈夫。最悪時間が掛かってでも僕が終わらせるから。」

別の仕事をしながらも溜まっていく案件。
「即対応」を心がけていたAさんは不安でいっぱいだが、「気にするな。置いておけ!」の一点張り。

ある程度溜まってきたところで、「よしまとめて一気に終わらせよう!」とAさんにいう。

するとどうだろう。1時間で60個の案件が完結した。
Aさんにとっては眉唾だったようだ。

今まで60個の案件を終わらせるのに、一日を費やしていたAさんの仕事。
落ち着いて考えてみてから取り組むことで、ものの1時間で完結し余裕が生まれたのだ。

上記は、分かりやすいように、極端な時間で配分で示しているがこれは実際にあった話。

人間、熱中してしまうと周りが見えなくなるということがよくわかるだろう。
責めるような真似をしてはいけない。仕事の取り組み方に気が付いてくれたらそれでいいわけだ。

即対応=時間帯効果の改善ではない。

先ほどの結果の通りだけど、意外とこういう事を行なっている一生懸命なAさんが社内にいる事を忘れてはいけない。

厳しい言い方をすると害悪でしかないわけだ。
なまじ「やっている。」もんだから始末が悪いわけ。

何でも即対応してやった気になってはいけない理由がこういうだったのだ。

要は一回づつ区切って小出しにするなよ!って話。

営業マンから小出しに渡されたからといって、小出しに処理をするAさん。
この先がある場合は、小出しに受ける次の人、さらに先がある場合は・・・・。

どれだけの無駄な時間を費やしている事か。

あんまり仕事をしているように見えないのに出来る奴の秘密とカラクリは実は結構これ。

一旦置いてから、まとめて集中して処理を行なっているのだ。

できる人間やできる営業マンや事務のスペシャリストは、こんな風にして時間帯効果を最大限に高めている。

悪い流れを断ち切る為には、どこぞで誰かが気が付かなければならない。

なるべく流れの上流。
つまり川上。今回で言えば営業マンがまとめて出してきてくれていたらこうはならなかったかもしれない。

どうせ出すならまとめて出して来てください!
何度も登録するのが面倒なんですわ!

後日、Aさんがこういう事を言えるようになってきたのは言うまでもない。

時間効率と業務改善の復習。

最初にお伝えしている通り、「即対応」の精神はとても大切だ。
やっている業務内容によっては、それが正解。
一番に心がけなければならないって事。

しかし、必ずしも「即対応」が正解というわけではないのである。

営業マンや事務員や経理やシステムなど、それぞれが矜持が持って仕事を取り組んでいるものの。
お互いの仕事を理解する事が出来ていけば、少しづつ業務は改善されるのである。

今回の事例が生かされる場面としては、売上処理や伝票発行。
データの登録やダウンロードをする際などだと思う。

このような作業においては、下記の手順と内容が結構多い。

  • パスワードを入力して、1個選択して、他に移して閉じる作業。
  • パスワードを入力して、複数選択して、他に移して閉じる作業。

5回やった場合は、

  • 小出しの場合は、前者の手順を×5回やるわけ。
  • まとめてだったら、後者の手順を×1回で済むわけ。

もうお判りだろうが。
実務の泥臭い仕事っていうのはこういうことがあるわけ。
営業マンベースの現場主義の場合、こういった事が欠落している場合が多い。

  • これ売り上げといて!
  • あっ!これも追加ね!
  • ごめんごめんこれも追加!
  • 最後にもう一個取れたからこれもね!

こういう案件に馬鹿正直に付き合っていたら本当に馬鹿を見る。

  • これ売り上げといて!
    →起動、入力、伝票発行、確認作業。
  • あっ!これも追加ね!
    →起動、入力、伝票発行、確認作業・・。
  • ごめんごめんこれも追加!
    →起動、入力、伝票発行、確認作業・・・。
  • 最後にもう一個取れたからこれもね!
    →起動、入力、伝票発行、確認作業・・・・・。

4回も作業して馬鹿みたいでしょ。

改めろよ!

営業マンがこれなら良い。

  • 今日の売上はこの4件ね!
    →起動、入力、伝票発行、確認作業!!!!

突発的な事があるのもまた営業マン。
そう認められるなら自分で調整をする!

  • これ売り上げといて!(あいよ!作業はしない。)
    あっ!これも追加ね!(あいよ!作業はしない。)
    ごめんごめんこれも追加!(あいよ!作業はしない。)
    最後にもう一個取れたからこれもね!(これで最後か!)
  • →起動、入力、伝票発行、確認作業!!!!

これが何でもかんでもすぐやればいいってわけじゃない理由。
伝わるとよいのだけど、駄文でごめんなさい。

もちろん急ぎの案件もあるからただ貯め込んでおけばいいってわけじゃない。

さっき言ってた売上。まだ伝票出てないの?」なんて言われてしまうぞ。

馬鹿正直に一生懸命やっても効率は上がらない。

この通り馬鹿が馬鹿な渡し方をして、馬鹿が馬鹿な処理をする。
結果、馬鹿が馬鹿を見るわけだけど、それを見ているのもまたおんなじ馬鹿。

こんな職場を客観的にみると残念でしょ。
ましてや自分も含めて、職場内がこんな馬鹿で溢れていたらさ・・・。

早めに気が付いて、どうにかする方法を考えないといけない。
ここまで辿り着いた仕事人の貴方は「馬鹿をバカにして何もしない。」なんていう大馬鹿野郎ではないはずだ。

明日からでもいい。
気が付いているならば、困っているかもしれないあの人に声を掛けてみるのも一つだよ。

※困っていないというのもまた問題だと思うべし。仕事が軽いうちはいいけどね・・・って話。

そんな馬鹿をバカにしながらうんざりして何もしないのが一番卑怯な奴。
会社とは、金を稼ぐ為の看板にしかすぎないのかもしれないし、自分のものにはならないけれど、いる限りは自分たちで作り上げていくもんではないだろうか。

会社勤めの精鋭利益集団。
利益とはお金の事だけをいうのではない。
ギャランでした。

時間帯効果の第一歩は仕事の整理術。
仕事の予定を詰め込みすぎて整理がつかない。

名ばかり管理職の宿命 マルチタスクを気取ってあれやこれやと引き受けながら仕事を進めている名ばかり管理職。 そうワタシの事だ。やりながら平行して進める方法を通常は取るのだが、定期的にパンクする流れになる ...

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本記事の執筆者は私、ギャランです。

言わずと知れた芸能人より芸能人。
中学受験・高校留年・就職・起業・出戻・結婚・離婚・再婚・愛娘の死・個人民事再生・不妊治療etc...
経験してから我がを知る。
バカは死ななきゃ直らない。なってみやがれこのバカに。
『パパの子どもで良かったな!』
いつまでもこう言われ続ける親父を目指しています。
オリジナルレイクスタとは僕の事。

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