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ありがとうございます!ギャランと申します。
長州生まれ近江育ちの36歳。

ブログとラップで意思表示。
2回結婚をして3児のパパ。
博奕に失敗して多重債務者→個人再生後返済中。

本業はWeb Shopを6店舗運営。
最近アリババに着手。

好きな言葉は【エコヒイキ】
座右の銘は【カワイイは正義】
30代の野郎が比較するのにちょうどいい男。
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日常所感・備忘録 ライフワーク

人の仕事に手を出して行なう効率化。一旦回収して改善する管理職の心理。

2020-10-31

人の仕事に手を出す人

それが僕ギャラン。
名ばかり管理職の上、内勤が多い僕は、社内整備や効率化を求められている。
なので担当外の仕事をしているわけではない。

もちろん勝手にやる事もないし、手柄を横取りする事もない。
だいたい僕は、人の仕事をやりたがるタイプではないのだ。

基本的にその人に任せて仕事をして頂くのだが、本人の能力だけに頼ると限界にぶつかる事が多い。
特に事務仕事なんかでは顕著に表れる。

事務仕事を行なってくれているのは、時間給で働くパート従業員が主。
お母さんが多く。みんなそれぞれ家庭があって、家では母親だ。

時間で働いている人たちに、それを超える量の仕事を押し付けてはいけないと考えている。
それでも、実務を軽視している人間からはガンガン仕事が振られていく
なんとかこなそうと努力してくれるのだが、限度ってのがあるわけだ。

そんな状況を黄色信号が点滅する前から察知して、赤信号に変わるまでに改善し修正を施す。

心理的には、『なんで俺が・・・?』と思う事はもちろんあります。

しかし困っていた人から助かりました!なんて言われるは嬉しいものだ。
感謝の意は敬意とお金を払え!なんてジョークを飛ばしている。

会社からの評価は長い時間を掛けて得られるもの。
自分からでしゃばる必要なんてない。
それでもずっと認められないならば・・・また考えればいいじゃないか。

他部署だろうが関係無くかっさらう。

最近着手しだしたのが、別部署の業務改善。
目に余る仕事の振られ方をしているにも関わらず、受け止めて仕事をこなす担当者。

それでも愚痴をこぼさず、笑顔で対応する社畜の鏡。
言い方が悪いな。スーパーパートさんだよ。
いつもありがとう!

そんな担当者にもそろそろ限界がきていると見受けられる。

17時までだった仕事は、17時30分となり、18時になる事も増えてきた。
家庭との両立を図りながら取り組んでくれてはいるものの限度がある。

かといって流れてくる仕事の乱雑さを整えるのは難しい状態だ。
あくまで受け手の事務仕事。
発信者=営業マンの業務改善が難しければ受け手側でなんとかするのが定石だ。
いや、するしかないのだ。

反対に言えば、受け手側を整理する事ができれば、あらゆる状況に対応できるようになる
こんな風に考えれば、自分が中核を担っている事に気が付けるだろう。
※・・・既に気が付いてくれているパートさんの方が多い。

言っても聞かない人にそれ以上言う事の方が骨が折れるもの。
それに営業マンが持ってくる仕事によって利益が生まれているのもまた事実。

バックヤードがしっかりしていれば、営業マンがどんな仕事をとってこようが対応出来る。
得意先からの評価もまた高まって、さらに仕事を取ってくることも出来るだろう。

事務仕事だけではない。
関わる全ての部署の役割の果てに利益が生まれているのである。

関係ないと思っていた人間が携わっている場合だってあるわけ。
他部署の仕事を軽視してはいけない理由がここにある。

僕がするべきは、各部署の担当者が会社からスペシャルな評価を得られるように、水面下で手を加えていく事。

業務をより円滑に進められるようになった担当者はスペシャルな存在になる。
少しづつこういう仲間を増やしていく事で僕の仕事も円滑に回っていくと信じている。

口を揃えて言ってもらう必要はないけれど。皆が「僕のおかげ」と認識してくれたなら。
これほど管理職冥利に尽きる事もないだろう。

人の仕事に首を突っ込むのは諸刃の剣

僕は自分の役割として人の仕事に首を突っ込んで業務改善をしているが、実務は割と泥臭い。

僕のやり方は、困っている担当者の仕事を見極める為まずは聞き込むことから始まる。
改善するべきポイントを見つけていくのだけど、この時点で大概は既にアドバイスでなんとかなる状況ではない。

こうなれば、負担になっている箇所を一度全て引っこ抜いてやる。
一切合切を引き受けていく事で、業務の流れを実際に感じる事が出来るわけ。

実務を知らない人間からすればこんな風に見えているはずだ。

△△を○○にして◎◎に変えるだけ。

なんでこれが出来ないの。

上っ面だけ見たら確かにそうかもしれないが、実務をこなせば苦労が見えてくるわけ。

△△を○○にする間にこんなに手順があるのか。
○○から◎◎にする為の工程が多すぎる・・・。

こっちを簡素化すれば、あっちが複雑になる。
こんな事を実感する事が出来る。

軽度の場合は、状況に対応しすぎた結果、仕組という積み木が乱雑に積み上がっているだけ。という事もある。

けれど、時間給で働く担当者が、通常業務と平行しながら、一度積み上げた積み木を、分解し再構築する事は難しいわけである。

こういう現状を把握して僕みたいな人間が一旦回収し整理した上でお返しするわけである。
内容や状況によっては、僕がしばらく引き受けたままになるケースもなくはない。

なんせ中小企業。
いる人間でこなしていくしか道はないのだ。

そんな僕にももちろん通常業務があるわけで。
業務改善だけが仕事ではないのだ。

人の仕事に首を突っ込んで、首を絞め気味になる事は多々ある。
改善する時間は、自分の仕事を終える前か後。
必然的に時間が足りなくなるわけ。

そりゃもうね。
パワープレイで押し切るスタイルよ。
今やらなければ変わらないぞ!って具合に抱え込んで気張ってやる。

これが諸刃の剣たる所以。

生半可な気持ちで取り組むと身が持たなくなることは言うまでもない。

だいたい担当者からすれば、そんな気持ちで私の仕事も持っていかれても・・・って感じだ。
本人は、回収して改善し整理したつもりだけど、担当者からすれば「何も変わっていない。」

それどころか「やり方が変わってまた覚えるのが面倒だ。」なんてことも。

覚悟を決めて取り組まなければ誰の為にもならないって事。

ええカッコしいは下がっておいた方が身のためだ。

インフラ整備の名の下に。

業務改善の為にする一旦回収は、人の仕事を奪うわけではない。
ましてやそれまでの功績を掻っ攫うものであってはならない。
人の成果を横取りしてやった気になっている場合ではない。

みんな見ているぞ!

その為には、担当者がやってきた事をまずは認める事。
良いところこそ指摘して、ダメなところは、指摘したりしなかったりする。

ダメなところは修正して、事後報告すればいいと思う。

「ここはとてもいいね。生かす事にしたよ」
「ここはこういう理由で相応しくなかったからこういう風に変えたよ」

こんな具合にね。

引っこ抜いた仕事を自分の手元に置いた状態で取捨選択を進めていく。
机上の理論は必要ない。
やってみてから善し悪しを判断していくのだ。

社内インフラを整えるのは、ネットワークや環境だけではない。
実務そのものを整えてこそ、「イイ仕事」が生まれてくるのだ。

ここだけの話言っておく。

頭の中で「ここをこうしたらいいかも」なんて改善計画を立ててはいるものの。
やってみないと分からないのである。

それでも自信満々に話し引き受けているのが現実だ。
自分に矢を向けて逃げられない状態にしてから懸命に取り組む。

「やっぱダメでした・・・。」なんて結末はねぇ。

なんかしらの結果を出さなければならないのだ。
それでも自分が評価されるのはずっとずっとあと。

名ばかり管理職・・・意味が分かってきたかな。

幸い、僕は仕事を好きでやっている。
潰れる事は恐らくない。

改善が進んだ暁には・・・・喜ぶぞ皆きっと!
そんな事だけを考えているわけです。

  • 仕事を取ってくる営業マン。
  • 一生懸命仕事をこなす事務員。
  • 水面下で手を加える名ばかり管理職。

こうして今日も会社は回っている。
ギャランでした。

本記事の執筆者は私、ギャランです。

言わずと知れた芸能人より芸能人。
中学受験・高校留年・就職・起業・出戻・結婚・離婚・再婚・愛娘の死・個人民事再生・不妊治療etc...
経験してから我がを知る。
バカは死ななきゃ直らない。なってみやがれこのバカに。
『パパの子どもで良かったな!』
いつまでもこう言われ続ける親父を目指しています。
オリジナルレイクスタとは僕の事。

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